Щодня до 13 тисяч сторінок: у Державному архіві Полтавської області оцифровують документи
Державний архів Полтавської області — лідер серед архівів країни зі сканування паперових документів. За минулий рік працівники оцифрували понад 236 тисяч справ. Перевагу надають генеалогічним документам, адже на них вже декілька останніх років найбільший запит від людей. Як відбувається цей процес — бачила наша Анна Литовченко.
— Виправляємо, щоб все було рівненько, красиво і текст був читабельним.
У Державному архіві Полтавської області кипить робота. Тут щоденно оцифровують від 12 до 13 тисяч сторінок. Сам процес нескладний, проте потребує уваги, — каже старший спеціаліст по скануванню Ірина Тихоненко.
Ірина Тихоненко, старший спеціаліст по скануванню: Якщо вона світла і все добре, то ми робимо фокус даної справи. Це робиться легко. Натискаємо кнопку і чекаємо поки камера сфокусується, робимо автофокус на ту висоту, на якій у нас зараз лежить справа.
Нюансів у роботі багато. Варто звертати увагу й на колір документів, стан сторінок, — каже Ірина Тихоненко.
Ірина Тихоненко, старший спеціаліст по скануванню: Є різні також сторіночки. Бувають рівненькі, гарненькі, а бувають, що випукліабо «літають». То ми беремо паличку, їх пригладжуємо. Якщо це не допомагає, ми можемо притримати або зафіксувати спеціальним зажимом. Після того, як ми відсканували, ми проходимо оцінку, і в нас показує кожен кадр, який ми профотографували.
З роками паперові носії інформації старіють. Багато документів видавати до користування не можна, тому їх оцифрування — важливе, — каже директор архіву Валентина Гудим. Додає: в архіві є шість скануючих пристроїв. Перевагу надають саме генеалогічним документам, бо на цей вид документів найбільший попит.
Валентина Гудим, директор Державного архіву Полтавської області: В Україні останні 20 років — це такий сплеск генеалогічних досліджень. Тому ми почали з цієї групи документів. На сьогодні ми оцифрували біля 210 тисяч справ. Це десь 6 мільйонів аркушів. В основному ми оцифрували повністю такі великі фонди генеалогічні, як колекція метричних книг православних церков Полтавської губернії. Документи по 1945 рік.
Після сканування документи передають на спеціалізований сервер. Завдяки йому дуже зручно працювати в електронному форматі, адже це спрощує пошук й роботу з документами, як для зберігачів, так і для відвідувачів, — зазначає головний археограф архіву В’ячеслав Кручиненко.
В’ячеслав Кручиненко, головний археограф Державного архіву Полтавської області: Дуже зручно зараз працювати в електронному форматі з документами, які раніше доводилося замовляти ось на такому бланку, йти в сховище, чекати 3-4 години, поки ці документи принесуть, і тільки потім можна було працювати.
У цій роботі обласний архів працює спільно з американською генеалогічною корпорацією FamilySearch International, діяльність якої присвячена наданню допомоги людям у дослідженні їхньої сімейної історії.